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Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Desde Ofisfera, ayudamos a empresas e instituciones a ser más competitivas y eficientes mediante una eficaz gestión externalizada de su información y documentación, tanto desde su vertiente física (papel, ficheros, cajas,..) como la del mantenimiento de procesos estructurados de gestión de la información y documental. Dando una solución asequible a un inconveniente para la empresa, ya sea por el volumen de papel que deben gestionar, o por los recursos que ocupa, ya sean materiales o de tiempo de trabajo.

En Ofisfera, tenemos especial cuidado tanto en las medidas de seguridad, como en la confidencialidad y conservación de toda la documentación, asegurando el cumplimiento de la LOPD, controlando los accesos a la zona de trabajo y con una estricta política de permisos para el acceso a la información, con una zona de custodia climatizada y con sistemas de protección contra incendios e inundaciones.

Todos los servicios y tareas están realizados por personal propio especializado y continuamente formado, garantizando siempre el cumplimiento de los valores de Ofisfera, entre ellos la Calidad. A tal efecto estamos certificados con la ISO9001 y la ISO14001:2004.
Ofisfera pone a su disposición soluciones y servicios integrales de gestión documental:
Mediante nuestra logística adaptada (personal especializado, contenedores herméticos y nuestra flota de vehículos propios), garantizamos un correcto inventario previo, la rapidez en la recogida de la documentación y su traslado seguro, manteniendo en todo momento la cadena de custodia.
Adecuamos la documentación para su archivo o tratamiento posterior. A tal efecto, organizamos, inventariamos e identificamos los documentos o expedientes, eliminando además, aquellos elementos que dificulten su conservación (grapas, documentos térmicos,..) y los encajamos para su conservación y custodia.
En Ofisfera disponemos de una amplia gama de escáneres para la digitalización de todo tipo de documentación: histórica encuadernada, única, administrativa,... Utilizamos sistemas OCR para el reconocimiento del texto y la extracción de información a partir de documentos escritos. Podemos editar metadatos generados para clasificar los documentos según su contenido. Custodia documental: Ponemos a su disposición más de 2.000 metros lineales de estanterías acondicionadas para guardar su documentación con las mejores garantías de seguridad, confidencialidad y conservación documental: Control de acceso, sistemas de detección de incendios, sistemas de control de temperatura y humedad, riesgo biológico, etc
En Ofisfera siempre tiene su información custodiada a su disposición ya sea mediante consultas in situ, consulta con entrega física y consulta telemática, para ello disponemos de nuestros propios servidores web para poner a disposición de nuestros clientes su documentación digitalizada mediante una conexión segura.
Toda la información gestionada está incorporada en bases de datos que exceden la normativa de seguridad requerida en la LOPD, a efectos de autentificación, redundancia, copias de seguridad, trazabilidad, etc.
Disponemos de equipos de impresión de alta capacidad para imprimir documentos personalizados.
Nuestro servicio de valija diaria a correos nos permite gestionarle el envío o recepción de documentación y mailings competitivo y en un breve plazo de tiempo.
Para aquella documentación que ya no le sea necesaria, en Ofisfera le ofrecemos un servicio de expurgo / destrucción documental seguro y fiable (con un nivel de seguridad 3 según norma DIN-32757-1).

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Confiamos en Ofisfera para llevar a cabo nuestras tareas de custodia documental y de destrucción certificada. Su nivel de calidad, su eficacia y sus precios competitivos les hacen un colaborador indispensable para un amplio abanico de servicios
Oriol Flo – Socio Director
Durante los diez años que la Fundación Gas Natural Fenosa lleva trabajando con la Fundación Talleres, nos ha demostrado su profesionalidad, así como un gran trato humano
Núria Velasco – Responsable de Medio Ambiente
Quiero destacar de nuestra colaboración, la profesionalidad, la disponibilidad para introducir cualquier mejora que haga más eficiente y efectivo el trabajo encargado y el trato, siempre con la sensación de trabajar en equipo
Ana Bustamante de Prado – Gestora de Programas