Tel. 902 02 69 19
Blog

La informació documentada: un dels actius més valuosos dels despatxos professionals.

La informació és un dels actius més valuosos d’una empresa. Pot estar present en el coneixement dels treballadors, en la manera d’organitzar-se o en els documents formals i informals, ja sigui en format paper o digital.
Les raons d’un despatx professional per conservar la informació poden ser molt diferents: obligació legal, consulta tècnica, o fins i tot per raons històriques. En qualsevol d’aquests casos, la preservació de la informació és sempre un problema. Com emmagatzemar-la, conservar-la i accedir de manera segura?
El know-how és difícil de formalitzar, i per ajudar en  aquestes tasques existeixen  els anomenats ‘Knowledge Systems’, que ofereixen  solucions per a la conservació i difusió del coneixement de l’empresa.
Pel que fa als documents, la majoria de despatxos professionals coneixen i utilitzen serveis interns  de  hosting  de documentació digital. El que no és tant conegut  i paradoxalment és més segur, és l’externalització de custòdia documental.
Tenir servidors redundants, protegits i accessibles per a emmagatzemar la informació digital de l’empresa no és més costós que tenir armaris ignífugs, protegits contra l’aigua i amb control d’accés, però, així com  les empreses tendeixen a tenir la informació digital ben protegida i amb  còpies de seguretat, la documentació física sovint no té els criteris mínims de seguretat.

Quan un despatx professional, per raons d’espai o de cost, no pot tenir  la seva documentació segura, l’externalització  és una opció.

Un bon magatzem de custòdia documental ha de garantir  el següent:

– La documentació ha d’estar en prestatges, mai apilada en palets. Quan la documentació s’apila, no es pot verificar l’estat de les  caixes inferiors, i podria ser que estigui sent devorada per insectes sense que ens adonem.
– El magatzem ha de tenir alarma, control d’accés i càmeres de vídeo vigilància. Són els requisits mínims de seguretat contra les intrusions.

– El magatzem ha d’estar protegit contra el foc i l’aigua que pugui venir de l’exterior.

– El magatzem ha de disposar d’una superfície de consulta on es pugui treballar en condicions  (amb un ordinador amb accés a la xarxa), per poder fer inventaris o recerques a l’arxiu sense haver de traslladar-lo.
– És necessari disposar  també d’un servei de consulta per tal que es pugui  demanar una caixa o un document específic,  i rebre’l en un termini de 24 hores a les instal·lacions del client.
Contràriament al què es pot pensar, externalitzar la custòdia a un magatzem que compleix aquests requisits, és sovint més econòmic i  més segur, que mantenir  la documentació dins l’empresa.
El servei de custòdia documental és un servei a mida per cada client, com a complement a un procés de gestió administrativa i documental o com un emmagatzematge segur de documentació. Un servei tant per als clients que tenen un petit arxiu, com aquells on  l’arxiu ocupa tota una planta d’oficina.

 

Pol Valero

Responsable d’OFISFERA

www.ofisfera.org

 

 

  • 21 jul., 2014
  • Posted by FTallers
  • 1 Tags
  • 0 Comments
COMMENTS

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *