Tel. 902 02 69 19
Gestió Documental

Gestió Documental

Des d’ Ofisfera, ajudem a empreses i institucions a ser més competitives i eficients mitjançant una eficaç gestió externalitzada de la seva informació i documentació, tant des de la seva vesant física (paper, fitxers, caixes,...) com la del manteniment de processos estructurats de gestió de la informació i documental. Donant una solució assequible a un inconvenient per l’empresa, ja sigui pel volum de paper que han de gestionar, o pels recursos que utilitza, ja siguin materials o de temps de treball.

A Ofisfera, tenim especial cura tant en les mesures de seguretat, com en la confidencialitat i conservació de tota la documentació, assegurant l’acompliment de la LOPD, controlant els accessos a la zona de treball i amb una estricta política de permisos per l’accés a la informació, amb una zona de custòdia climatitzada i amb sistemes de protecció contra incendis i inundacions.

Tots els serveis i tasques estan realitzades per personal propi especialitzat i contínuament format, garantint en tot moment l’acompliment dels valors d’Ofisfera, entre d’ells la qualitat. A tal efecte estem també certificats amb la ISO9001 i la ISO14001:2004.
Ofisfera posa a la seva disposició solucions i serveis de gestió documental:
Mitjançant la nostra logística adaptada (personal especialitzat, contenidors hermètics i la nostra flota de vehicles propis), garantim un correcte inventari previ, la rapidesa en la recollida de la documentació i el seu trasllat segur, mantenint en tot moment la cadena de custòdia.
Adeqüem la documentació pel seu arxivament o tractament posterior. A tal efecte, organitzem, inventariem i identifiquem els documents o expedients, eliminem a més, aquells element que dificultin la seva conservació (grapes, documents tèrmics,...) i els encaixem per a la seva conservació i custòdia.
A Ofisfera disposem d’una àmplia gamma d’escàners per a la digitalització de tot tipus de documentació: històrica enquadernada, única, administrativa,... Emprem sistemes OCR pel reconeixement del text i l’extracció de la informació a partir de documents escrits. Podem també editar metadades generades per classificar els documents segons el seu contingut.
Posem a la seva disposició més de 2.000 metros lineals de prestatges habilitats per guardar la seva documentació en les millors garanties de seguretat, confidencialitat i conservació documental: Control d’accés, sistemes de detecció d’incendis, sistemes de control de temperatura i humitat, risc biològic, etc.
A Ofisfera sempre te la seva informació custodiada a la seva disposició, ja sia mitjançant consulta in situ, consulta amb entrega física i consulta telemàtica, a tal efecte, disposem de servidors web propis per mostrar als nostres clients la seva documentació digitalitzada mitjançant una connexió segura.
Tota la informació gestionada està incorporada en bases de dades que excedeixen la normativa de seguretats requerida a la LOPD, a efectes d’autentificació, redundància, còpies de seguretat, traçabilitat, etc.
Disposem d’equips d’impressió d’alta capacitat per imprimir documents personalitzats.
El nostre servei de valisa diària a correus, ens permet gestionar les seves necessitats d’enviament o recepció de documentació i mailings , d’una manera competitiva i en un molt breu termini de temps.
Per aquella documentació que ja no li sigui necessària, a Ofisfera, li oferim un servei d’expurgació / destrucció documental segur i fiable ( amb un nivell de seguretat 3 segons norma DIN-32757-1).

Vols valorar com et podem ajudar?

No dubtis en consultar-nos!Cosulta
"Confiem en Ofisfera per a dur a terme les nostres tasques de custòdia documental i de destrucció certificada. El seu nivell de qualitat, la seva eficàcia i els seus preus competitius els fan un col·laborador indispensable per a un ampli ventall de serveis"
Oriol Flo – Soci Director
“Portem treballant junts molts anys i entre molts aspectes vull destacar la feina ben feta que proporcionen i la precisió amb la que la fan, no es un només una gran tasca social sinó també un molt bon proveïdor per la feina ben feta i la seva disponibilitat constant"
Josep Compte – Data Perform & Panels Director
"Vull destacar de la nostra col•laboració, la professionalitat, la disponibilitat per a introduir qualsevol millora que faci més eficient i efectiu el treball encarregat i el tracte, sempre amb la sensació de treballar en equip"
Ana Bustamante de Prado – Gestora de Programes