{"id":634,"date":"2021-02-04T17:35:58","date_gmt":"2021-02-04T16:35:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ofisfera.org\/?p=634"},"modified":"2022-03-22T10:12:54","modified_gmt":"2022-03-22T09:12:54","slug":"que-es-la-custodia-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ofisfera.org\/es\/que-es-la-custodia-documental\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es la custodia documental?"},"content":{"rendered":"<p>Hoy profundizaremos en la custodia documental, <strong>un servicio BPO de especial relevancia para garantizar la buena salud de los documentos que hablan de la trayectoria de toda organizaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n<p>Y es que la <strong>custodia documental se ocupa de preservar en las mejores condiciones y gestionar de manera \u00e1gil todos aquellos documentos relevantes que pueden contener varios datos y que forman parte del archivo de una empresa:<\/strong> desde documentos fiscales y financieros hasta informaciones de car\u00e1cter personal del equipo humano, pasando por informes de proyectos concretos o memorias (por poner s\u00f3lo algunos ejemplos). A trav\u00e9s del servicio Business Process Outsourcing (BPO, o lo que tambi\u00e9n se llama externalizaci\u00f3n de servicios) en custodia documental de Ofisfera, <strong>toda esta informaci\u00f3n estar\u00e1 depositada en un espacio de confianza<\/strong> especialmente dise\u00f1ado para cumplir esta funci\u00f3n a cargo de un <strong>equipo de expertos profesionales en el campo de la <a href=\"https:\/\/www.ofisfera.org\/es\/servicios\/contratacion-de-servicios-de-gestion-documental\/\">gesti\u00f3n<\/a> y <a href=\"https:\/\/www.ofisfera.org\/es\/servicios\/custodia-documental\/\">custodia documental<\/a><\/strong>.<\/p>\n<p>Estanter\u00edas dispuestas a partir de 15 cm del suelo, control de posibles plagas, control de temperatura, ausencia de tubos y de instalaciones de canalizaci\u00f3n de agua ni instalaci\u00f3n el\u00e9ctrica, o disponer de elementos ign\u00edfugos cumpliendo con la normativa antiincendios, son s\u00f3lo algunos elementos de <strong>una f\u00f3rmula aparentemente sencilla pero que requiere profesionalizaci\u00f3n, especializaci\u00f3n y atenci\u00f3n para cuidar de los documentos y que estos est\u00e9n en \u00f3ptimas condiciones en todo momento<\/strong>.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s de la importancia del espacio f\u00edsico donde se dispone la documentaci\u00f3n, se garantiza la confidencialidad y la aplicaci\u00f3n de la legislaci\u00f3n en materia de protecci\u00f3n de datos a trav\u00e9s de la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2018-16673\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ley Org\u00e1nica 3\/2018, de 5 de diciembre, de Protecci\u00f3n de Datos Personales y garant\u00eda de los derechos digitales<\/a>.<br \/>\nSe disponen de <strong>sistemas de control de acceso a los datos<\/strong>, de esta forma, s\u00f3lo las personas que est\u00e1n autorizadas son las \u00fanicas encargadas de gestionar la custodia.<\/p>\n<p>Con un gran compromiso hacia las organizaciones que nos conf\u00edan los datos, se <strong>garantizan mecanismos de supervisi\u00f3n, trazabilidad, control y monitorizaci\u00f3n para evitar p\u00e9rdidas, robos, alteraciones, modificaciones o accesos no deseados en las salas de custodia documental<\/strong> de Ofisfera de Fundaci\u00f3 Tallers.<\/p>\n<p>Asimismo, la custodia documental, tal como la entiende el equipo profesional experto en gesti\u00f3n documental de Ofisfera, conlleva una <strong>organizaci\u00f3n, indexaci\u00f3n y control de los contenidos de los documentos custodiados<\/strong>. De este modo, se tiene la <strong>capacidad de responder r\u00e1pidamente ante cualquier demanda de localizaci\u00f3n de documentaci\u00f3n concreta<\/strong>. Porque una buena organizaci\u00f3n e indexaci\u00f3n es tambi\u00e9n una pieza clave y decisiva de la gesti\u00f3n documental profesional que responde de manera \u00e1gil y efectiva a las necesidades de cada cliente.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-1885-6627\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Seg\u00fan el art\u00edculo 30 de la ley del comercio<\/a>, no todos los documentos deben guardarse para siempre. Nos <strong>ocupamos<\/strong> tambi\u00e9n d<strong>e la destrucci\u00f3n de los archivos que tienen una vigencia limitada<\/strong> y que, llegado el momento previsto se pueden destruir.<\/p>\n<p>Indexamos, controlamos y ejecutamos una destrucci\u00f3n certificada una vez sobrepasada la vigencia.<br \/>\nEn Ofisfera de Fundaci\u00f3 Tallers, disponemos del <strong><a href=\"https:\/\/www.ofisfera.org\/es\/servicios\/destruccion-documental-certificada\/\">servicio de destrucci\u00f3n certificada<\/a> en las mismas instalaciones<\/strong>, de esta manera, se incrementa a\u00fan m\u00e1s el compromiso, confidencialidad y seguridad y elimina la desconfianza que puede generar el transporte de archivos y documentos.<\/p>\n<p>Todos estos elementos hacen que el servicio de custodia documental <strong>ayude<\/strong> a las empresas, instituciones y organizaciones diversas <strong>a cumplir con la normativa actual<\/strong> a la vez que toda la <strong>documentaci\u00f3n est\u00e1 depositada en un espacio adecuado<\/strong>, sin ocupar espacio f\u00edsico en las instalaciones de la propia organizaci\u00f3n, que, por su naturaleza, no est\u00e1n expresamente dise\u00f1adas para una \u00f3ptima conservaci\u00f3n y gesti\u00f3n documental; de esta manera se evita correr riesgos innecesarios como inundaciones, incendios o accesos indeseados de personas no autorizadas a ciertas informaciones confidenciales.<\/p>\n<p>Una buena y profesional <strong>gesti\u00f3n de la custodia documental es un buena c\u00f3mplice para las empresas, instituciones y organizaciones en el camino de aumentar la eficacia y eficiencia<\/strong> a la hora de tratar con los datos propios.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Hoy profundizaremos en la custodia documental, un servicio BPO de especial relevancia para garantizar la buena salud de los documentos que hablan de la trayectoria de toda organizaci\u00f3n. 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