{"id":641,"date":"2021-02-04T18:01:25","date_gmt":"2021-02-04T17:01:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ofisfera.org\/?p=641"},"modified":"2022-03-22T10:12:41","modified_gmt":"2022-03-22T09:12:41","slug":"digitalizacion-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ofisfera.org\/es\/digitalizacion-de-documentos\/","title":{"rendered":"Digitalizaci\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"

El incremento de empresas y organizaciones que optan por el teletrabajo hace que sea indispensable tener los documentos digitalizados para que est\u00e9n a disposici\u00f3n las 24 horas del d\u00eda, los 7 d\u00edas a la semana para todas las personas implicadas autorizadas a tener acceso.<\/p>\n

Pasar de un formato f\u00edsico a un formato digital, que sea accesible y del que se puedan tener los datos indexados y listos para trabajar, es uno de los servicios BPO que Ofisfera de Fundaci\u00f3 Tallers ofrece a empresas, instituciones y organizaciones.
\nUna buena y optimizada digitalizaci\u00f3n, pero, pide experiencia en el tratamiento de los datos y documentaci\u00f3n. Por eso el equipo de Ofisfera realiza de manera met\u00f3dica, sin fisuras y con todos los conocimientos, los pasos necesarios para optimizar el proceso al m\u00e1ximo. Porque cuando hablamos de digitalizaci\u00f3n, no hablamos de escanear un documento y guardarlo, sino que se realiza todo un proceso que incluye log\u00edstica documental, manipulado, clasificado, digitalizaci\u00f3n, indexaci\u00f3n, verificaci\u00f3n y control de calidad.
\nUn proceso seguro, confidencial y trazable que lleva a cabo copias de seguridad frecuentes, por lo que la informaci\u00f3n tratada estar\u00e1 salvada en todo momento.<\/p>\n

La metodolog\u00eda ejecutada por Ofisfera de Fundaci\u00f3 Tallers permite que las organizaciones que conf\u00edan en nosotros tengan un control de los costes y que estos sean variables.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo se realiza la digitalizaci\u00f3n documental en Ofisfera?<\/h2>\n

Lo primero y m\u00e1s importante es que los documentos lleguen a nuestras instalaciones. Para hacerlo posible, Ofisfera se ocupa de la recogida de la documentaci\u00f3n. Una acci\u00f3n realizada con los sistemas log\u00edsticos adecuados que garantiza forma correcta de transportar el material a digitalizar.<\/p>\n

Una vez los documentos llegan a nuestras instalaciones, un equipo integrado por personas formadas en el campo de la gesti\u00f3n documental se ocupan de hacer el registro de entrada de los documentos. Este es un paso importante, ya que es el inicio de la trazabilidad de los datos dentro de nuestro equipamiento y permite un control muy riguroso de todo el recorrido y proceso que se har\u00e1 para culminar la tarea.<\/p>\n

Una vez se ha hecho el control del registro de entrada de los documentos, hay que prepararlos para ser manipulados, es decir, separar muy bien todos y cada uno de los documentos: hay tambi\u00e9n extraer grapas, clips o cualquier otro dispositivo de fijaci\u00f3n provisional y eliminar elementos como los papeles de notas adhesivas (los populares post-it).<\/p>\n

A partir de este momento, ya se puede empezar a realizar la digitalizaci\u00f3n de documentos propiamente dicha. Es el momento de trabajar con los esc\u00e1neres.<\/p>\n

Los esc\u00e1neres de alta producci\u00f3n como los que utilizamos en Ofisfera permiten trabajar con tama\u00f1os de documentos muy amplios: desde diminutos documentos de gasto como podr\u00edan ser tickets de taxi o comercios hasta documentos de formato Din a3 pasando por los formatos m\u00e1s habituales de expedientes como el Din A4.<\/p>\n

Nuestros esc\u00e1neres profesionales de alta producci\u00f3n y indicados para la gesti\u00f3n documental, permiten un alto rendimiento con una alta velocidad y pueden trabajar tanto en blanco y negro como en color.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo finaliza el proceso de digitalizaci\u00f3n?<\/h2>\n

Una vez tenemos los documentos digitalizados, podemos mejorar la apariencia eliminando los bordes oscuros o enderez\u00e1ndolos para que queden rectas.<\/p>\n

Es en este momento que los documentos se indexan de acuerdo con los par\u00e1metros y requerimientos pactados con el cliente. La indexaci\u00f3n se puede llevar a cabo de muchas maneras: por ejemplo se pueden indexar a trav\u00e9s de un c\u00f3digo de barras, de manera manual o tambi\u00e9n nos apoyamos en la tecnolog\u00eda OCR (Optical Character Recognition o lo que es lo mismo: Reconocimiento \u00d3ptico de caracteres). Un software que permite transformar el texto impreso en formato digital.
\nEsta herramienta es de mucha utilidad cuando debe extraerse datos para contabilizarlas.<\/p>\n

Tambi\u00e9n es el momento de incluir los metadatos. Esto permite agilizar much\u00edsimo la localizaci\u00f3n de los documentos, ya que una buena y detallada categorizaci\u00f3n es un elemento clave para ser \u00e1giles y operativos en la b\u00fasqueda de los documentos indexados.
\nYa sea de forma f\u00edsica o digital, la empresa o instituci\u00f3n cliente tiene acceso a los datos que nos ha confiado. Puede visualizar sus expedientes a trav\u00e9s de una potente aplicaci\u00f3n propia en entorno web.<\/p>\n

Una vez finalizado todo el proceso, Ofisfera puede devolver la documentaci\u00f3n a la empresa cliente o hacerse cargo de la custodia<\/a>, otro servicio BPO que permite a empresas e instituciones, preservar la documentaci\u00f3n en instalaciones especializadas para esta funci\u00f3n, tal como lo explicamos en este art\u00edculo<\/a>.<\/p>\n

Sin embargo, hay proyectos que piden no preservar esta documentaci\u00f3n de manera f\u00edsica, por lo que, se puede hacer uso del servicio de destrucci\u00f3n certificada<\/a>, un proceso totalmente confidencial.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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