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¿Qué es la custodia documental?

Hoy profundizaremos en la custodia documental, un servicio BPO de especial relevancia para garantizar la buena salud de los documentos que hablan de la trayectoria de toda organización.

Y es que la custodia documental se ocupa de preservar en las mejores condiciones y gestionar de manera ágil todos aquellos documentos relevantes que pueden contener varios datos y que forman parte del archivo de una empresa: desde documentos fiscales y financieros hasta informaciones de carácter personal del equipo humano, pasando por informes de proyectos concretos o memorias (por poner sólo algunos ejemplos). A través del servicio Business Process Outsourcing (BPO, o lo que también se llama externalización de servicios) en custodia documental de Ofisfera, toda esta información estará depositada en un espacio de confianza especialmente diseñado para cumplir esta función a cargo de un equipo de expertos profesionales en el campo de la gestión y custodia documental.

Estanterías dispuestas a partir de 15 cm del suelo, control de posibles plagas, control de temperatura, ausencia de tubos y de instalaciones de canalización de agua ni instalación eléctrica, o disponer de elementos ignífugos cumpliendo con la normativa antiincendios, son sólo algunos elementos de una fórmula aparentemente sencilla pero que requiere profesionalización, especialización y atención para cuidar de los documentos y que estos estén en óptimas condiciones en todo momento.

Además de la importancia del espacio físico donde se dispone la documentación, se garantiza la confidencialidad y la aplicación de la legislación en materia de protección de datos a través de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Se disponen de sistemas de control de acceso a los datos, de esta forma, sólo las personas que están autorizadas son las únicas encargadas de gestionar la custodia.

Con un gran compromiso hacia las organizaciones que nos confían los datos, se garantizan mecanismos de supervisión, trazabilidad, control y monitorización para evitar pérdidas, robos, alteraciones, modificaciones o accesos no deseados en las salas de custodia documental de Ofisfera de Fundació Tallers.

Asimismo, la custodia documental, tal como la entiende el equipo profesional experto en gestión documental de Ofisfera, conlleva una organización, indexación y control de los contenidos de los documentos custodiados. De este modo, se tiene la capacidad de responder rápidamente ante cualquier demanda de localización de documentación concreta. Porque una buena organización e indexación es también una pieza clave y decisiva de la gestión documental profesional que responde de manera ágil y efectiva a las necesidades de cada cliente.

Según el artículo 30 de la ley del comercio, no todos los documentos deben guardarse para siempre. Nos ocupamos también de la destrucción de los archivos que tienen una vigencia limitada y que, llegado el momento previsto se pueden destruir.

Indexamos, controlamos y ejecutamos una destrucción certificada una vez sobrepasada la vigencia.
En Ofisfera de Fundació Tallers, disponemos del servicio de destrucción certificada en las mismas instalaciones, de esta manera, se incrementa aún más el compromiso, confidencialidad y seguridad y elimina la desconfianza que puede generar el transporte de archivos y documentos.

Todos estos elementos hacen que el servicio de custodia documental ayude a las empresas, instituciones y organizaciones diversas a cumplir con la normativa actual a la vez que toda la documentación está depositada en un espacio adecuado, sin ocupar espacio físico en las instalaciones de la propia organización, que, por su naturaleza, no están expresamente diseñadas para una óptima conservación y gestión documental; de esta manera se evita correr riesgos innecesarios como inundaciones, incendios o accesos indeseados de personas no autorizadas a ciertas informaciones confidenciales.

Una buena y profesional gestión de la custodia documental es un buena cómplice para las empresas, instituciones y organizaciones en el camino de aumentar la eficacia y eficiencia a la hora de tratar con los datos propios.

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