Custodia documental

Desde ofisfera, queremos ayudar a empresas y organizaciones a reducir, tanto los costes como los riesgos asociados a la protección y custodia documental.

Es por esta razón que ponemos a disposición más de 20.000 metros lineales de estantes habilitados para custodiar documentación bajo las mejores garantías de seguridad, confidencialidad y conservación documental: control de acceso, sistemas de detección de incendios, sistemas de control de temperatura y humedad, riesgo biológico, etc.

El servicio de custodia documental está pensado para cualquier tipo de documento y durante el tiempo que cada cliente desee. Gracias a nuestro ágil servicio de consulta, se pueden revisar los archivos en cualquier momento y, una vez estos caducan, ponemos a disposición el servicio de destrucción documental certificada.

Metodología

El alta en el inventario del archivo

Hacemos el alta en el inventario del archivo y la colocación de los archivadores en su ubicación asignada.

La custodia de la documentación

Garantizamos la custodia en un espacio adecuado para la conservación de la documentación a largo plazo. Definimos un mapa topográfico para identificar de forma ágil la ubicación de cada documento.

La actualización de los archivos y la documentación

La incorporación posterior de manera anual, de la documentación e información inicialmente procesada y custodiada.

Servicios complementarios

Traslado de documentación

Mediante nuestra logística adaptada (personal especializado, contenedores herméticos y nuestra flota de vehículos propios) garantizamos: un correcto inventario previo, rapidez en la recogida de la documentación y su traslado seguro, manteniendo en todo momento la cadena de custodia.

Preparación de la documentación

Adecuamos la documentación para su archivo o tratamiento posterior. A tal efecto, organizamos, inventariamos e identificamos los documentos o expedientes, eliminamos además aquellos elementos que dificulten su conservación (grapas, documentos térmicos,…) y los encajamos para su conservación y custodia.

Consulta documental

Facilitamos unos servicios de consulta de documentación y expedientes, de forma que siempre tenga a disposición su documentación, ya sea in situ o mediante la entrega en las instalaciones del cliente, con la correspondiente recogida y reinserción al espacio de custodia, así como de la consulta telemática mediante una conexión segura.

Retorno de la documentación

Garantizamos el retorno de la documentación debidamente preparada y ordenada en caso de finalización del contrato de custodia.

Servicios postales

Nuestro servicio de valija diaria a Correos nos permite gestionar las necesidades de envío o recepción de documentación y mailings, de una manera competitiva y en un muy breve plazo de tiempo.

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