Custòdia documental

Des d’OFISFERA, volem ajudar a empreses i organitzacions a reduir, tant els costos com els riscos associats a la protecció i custòdia documental.

És per aquesta raó que posem a disposició més de 20.000 metres lineals de prestatges habilitats per custodiar documentació sota les millors garanties de seguretat, confidencialitat i conservació documental: control d’accés, sistemes de detecció d’incendis, sistemes de control de temperatura i humitat, risc biològic, etc.

El servei de custòdia documental està pensat per a qualsevol tipus de document i durant el temps que cada client desitgi. Gràcies al nostre àgil servei de consulta, es poden revisar els arxius en qualsevol moment i, una vegada aquests caduquen, posem a disposició el servei de destrucció documental certificada.

Metodologia

L’alta a l’inventari de l’arxiu

Fem l’alta a l’inventari de l’arxiu i la col·locació dels arxivadors a la seva ubicació assignada.

La custòdia de la documentació

Garantim la custòdia en un espai adient per a la conservació de la documentació a llarg termini. Definim un mapa topogràfic per identificar de forma àgil la ubicació de cada document.

L’actualització dels arxius i la documentació

La incorporació posterior de manera anual, de la documentació i informació inicialment processada i custodiada.

Serveis complementaris

Trasllat de documentació

Mitjançant la nostra logística adaptada (personal especialitzat, contenidors hermètics i la nostra flota de vehicles propis), garantim: un correcte inventari previ, rapidesa en la recollida de la documentació i el seu trasllat segur, mantenint en tot moment la cadena de custòdia.

Preparació de la documentació

Adeqüem la documentació per al seu arxivament o tractament posterior. A tal efecte, organitzem, inventariem i identifiquem els documents o expedients, eliminem a més aquells elements que dificultin la seva conservació (grapes, documents tèrmics…) i els encaixem per a la seva conservació i custòdia.

Consulta documental

Facilitem uns serveis de consulta de documentació i expedients, de manera que sempre tingui a disposició la seva documentació, ja sigui in situ o mitjançant el lliurament a les instal·lacions del client, amb la corresponent recollida i reinserció a l’espai de custòdia, així com de la consulta telemàtica mitjançant una connexió segura.

Retorn de la documentació

Garantim el retorn de la documentació degudament preparada i ordenada en cas de finalització del contracte de custòdia.

Serveis postals

El nostre servei de valisa diària a Correus ens permet gestionar les necessitats d’enviament o recepció de documentació i mailings, d’una manera competitiva i en un molt breu termini de temps.

Contacte