Digitalització documental

A OFISFERA disposem d’una àmplia gamma d’escàners per a la digitalització de tot tipus de documentació: històrica enquadernada, única, administrativa… Emprem sistemes OCR per al reconeixement del text i l’extracció de la informació a partir de documents escrits. Podem també editar metadades generades per classificar els documents segons el seu contingut.

Aquest és un servei que es pot realitzar tant en les instal·lacions d’OFISFERA com “in situ” segons les necessitats de cada client.

La contractació d’un servei de digitalització de documents ofereix un gran ventall d’avantatges:

Metodologia

Sistemes OCR

Fem ús de sistemes de reconeixement òptic de caràcters (OCR) de documents, texts, i imatges per a l’obtenció de texts indexables.

Transformació de formats d’imatge

Totes les imatges se sotmeten a revisió i, en el cas que sigui necessari, a un procés de millora informàtic per generar arxius en els formats més comuns (tiff, pdf, jpg…).

Indexació d’arxius

Els arxius s’indexen segons criteris consensuats amb el client, que permetin la seva identificació unívoca, a la vegada que es generen metadades necessàries per facilitar les cerques en el document.

Gravació d’arxius

En l’última fase del procés, es duu a terme la gravació en diferents suports informàtics per al seu lliurament.

Dins del servei de digitalització documental, distingim entre dos tipus de serveis més específics, que requereixen un tracte concret:

Digitalització de documentació històrica

Digitalització de documentació històrica, mitjançant escàners plans i zenitals, respectant la conservació del document en tot moment del procés.

Digitalització de documentació única

Digitalització de documentació única, utilitzant processos manuals per a la seva correcta reproducció i garantint la integritat del document original.

Serveis complementaris

Trasllat de documentació

Mitjançant la nostra logística adaptada (personal especialitzat, contenidors hermètics i la nostra flota de vehicles propis), garantim: un correcte inventari previ, rapidesa en la recollida de la documentació i el seu trasllat segur, mantenint en tot moment la cadena de custòdia.

Preparació de la documentació

Adeqüem la documentació per al seu arxivament o tractament posterior. A tal efecte, organitzem, inventariem i identifiquem els documents o expedients, eliminem a més aquells elements que dificultin la seva conservació (grapes, documents tèrmics…) i els encaixem per a la seva conservació i custòdia.

Gestió d’arxius

Des d’OFISFERA organitzem i fem la gestió de l’arxiu, fent un estudi previ de les necessitats de cada cas, realitzant un anàlisi dels documents, identificant els continguts, definint unitats i sistemes d’emmagatzemat. D’aquesta manera, podem oferir solucions funcionals a problemes d’arxiu introduint millores als sistemes de gestió.

Consulta documental i publicació a extranet

OFISFERA sempre posa a disposició la informació custodiada de cada client, adaptant aquest servei a les necessitats de cadascun. La disponibilitat pot ser mitjançant consulta in situ, consulta amb entrega física o consulta telemàtica, a tal efecte, disposem de servidors web propis per mostrar als nostres clients la seva documentació digitalitzada a través d’un sistema de connexió segura.

Tractament de base de dades

Tota la informació gestionada està incorporada en bases de dades que excedeixen la normativa de seguretats requerida a la RGPD, a efectes d’autentificació, redundància, còpies de seguretat, traçabilitat, etc.

Reproducció de la documentació

Disposem d’equips d’impressió d’alta capacitat per imprimir documents personalitzats.

Contacte