Digitalización documental

En OFISFERA disponemos de una amplia gama de escáneres para la digitalización de todo tipo de documentación: histórica encuadernada, única, administrativa… Empleamos sistemas OCR para el reconocimiento del texto y la extracción de la información a partir de documentos escritos. Podemos también editar metadatos generados para clasificar los documentos según su contenido.

Este es un servicio que se puede realizar tanto en las instalaciones de OFISFERA como “in situ” según las necesidades de cada cliente.

La contratación de un servicio de digitalización de documentos ofrece un gran abanico de ventajas:

Metodología

Sistemas OCR

Hacemos uso de sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de documentos, textos, e imágenes para la obtención de textos indexables.

Transformación de formatos de imagen

Todas las imágenes se someten a revisión y, en el supuesto de que sea necesario, a un proceso de mejora informático para generar archivos en los formatos más comunes (tiff, pdf, jpg…).

Indexación de archivos

Los archivos se indexan según criterios consensuados con el cliente, que permitan su identificación unívoca, a la vez que se generan metadatos necesarios para facilitar las búsquedas en el documento.

Grabación de archivos

En la última fase del proceso, se lleva a cabo la grabación en diferentes soportes informáticos para su entrega.

Dentro del servicio de digitalización documental, distinguimos entre dos tipos de servicios más específicos, que requieren un trato concreto:

Digitalización de documentación histórica

Digitalización de documentación histórica, mediante escáneres planos y cenitales, respetando la conservación del documento en todo momento del proceso.

Digitalización de documentación única

Digitalización de documentación única, utilizando procesos manuales para su correcta reproducción y garantizando la integridad del documento original.

Servicios complementarios

Traslado de documentación

Mediante nuestra logística adaptada (personal especializado, contenedores herméticos y nuestra flota de vehículos propios), garantizamos: un correcto inventario previo, rapidez en la recogida de la documentación y su traslado seguro, manteniendo en todo momento la cadena de custodia.

Preparación de la documentación

Adecuamos la documentación para su archivo o tratamiento posterior. A tal efecto, organizamos, inventariamos e identificamos los documentos o expedientes, eliminamos además aquellos elementos que dificulten su conservación (grapas, documentos térmicos…) y los encajamos para su conservación y custodia.

Gestión de archivos

Desde OFISFERA organizamos y hacemos la gestión del archivo, haciendo un estudio previo de las necesidades de cada caso, realizando un análisis de los documentos, identificando los contenidos, definiendo unidades y sistemas de almacenado. De este modo, podemos ofrecer soluciones funcionales a problemas de archivo introduciendo mejoras en los sistemas de gestión.

Consulta documental y publicación en extranet

OFISFERA siempre pone a disposición la información custodiada de cada cliente, adaptando este servicio a las necesidades de cada uno. La disponibilidad puede ser mediante consulta in situ, consulta con entrega física o consulta telemática, a tal efecto, disponemos de servidores web propios para mostrar a nuestros clientes su documentación digitalizada a través de un sistema de conexión segura.

Tratamiento de base de datos

Toda la información gestionada está incorporada en bases de datos que exceden la normativa de seguridades requerida a la RGPD, a efectos de autenticación, redundancia, copias de seguridad, trazabilidad, etc.

Reproducción de la documentación

Disponemos de equipos de impresión de alta capacidad para imprimir documentos personalizados.

Contacto