Avui parlarem de la custòdia documental, un servei BPO d’especial rellevància per garantir la bona salut dels documents que parlen de la trajectòria de tota organització.
I és que la custòdia documental s’ocupa de preservar en les millors condicions i gestionar de manera àgil tots aquells documents rellevants que poden contenir diverses dades i que formen part de l’arxiu d’una empresa: des de documents fiscals i financers fins informacions de caràcter personal de l’equip humà, passant per informacions de projectes concrets o memòries (per posar només alguns exemples). A través del servei Business Process Outsourcing (BPO, o el que també s’anomena externalització de serveis) en custòdia documental d’Ofisfera, tota aquesta informació estarà dipositada en un espai de confiança especialment dissenyat per complir aquesta funció a càrrec d’un equip d’experts professionals en el camp de la gestió i custòdia documental.
Com es custodien els documents?
Prestatges disposats a partir de 15 cm del terra, control de possibles plagues, control de temperatura, absència de tubs i d’instal·lacions de canalització d’aigua ni instal·lació elèctrica, o disposar d’elements ignífugs complint amb la normativa antiincendis, son només alguns elements d’una fórmula aparentment senzilla però que demana professionalització, especialització i atenció per tenir cura dels documents i que aquests estiguin en òptimes condicions en tot moment.
A banda de la importància de l’espai físic on es disposa la documentació, es garanteix la confidencialitat i l’aplicació de la legislació en matèria de protecció de dades a través de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals.
Es compten amb sistemes de control d’accés a les dades, de manera que només les persones que estan autoritzades son les úniques encarregades de gestionar-ne la custòdia.
Amb un gran compromís vers les organitzacions que ens confien les dades, es garanteixen mecanismes de supervisió, traçabilitat, control i monitoratge per evitar pèrdues, robatoris, alteracions, modificacions o accessos no desitjats a les sales de custòdia documental d’Ofisfera de Fundació Tallers.
A més a més de tot això, la custòdia documental, tal com l’entén l’equip professional expert en gestió documental d’Ofisfera, comporta una organització, indexació i control dels continguts dels documents custodiats. D’aquesta manera, es té la capacitat de respondre ràpidament davant de qualsevol demanda de localització de documentació concreta. Perquè una bona organització i indexació és també una peça clau i decisiva de la gestió documental professional que respon de manera àgil i efectiva a les necessitats de cada client.
Segons l’article 30 de la llei del comerç, no tots els documents s’han de guardar per sempre. Ens ocupem també de destrucció confidencial dels arxius que tenen una vigència limitada i que, arribat el moment previst es poden destruir.
Indexem, controlem i executem una destrucció certificada un cop sobrepassada la vigència.
A Ofisfera de Fundació Tallers, disposem del servei de destrucció certificada a les mateixes instal·lacions, d’aquesta manera, s’incrementa encara més el compromís, confidencialitat i seguretat i s’elimina la desconfiança que pot generar el transport d’arxius i documents.
Avantatges del servei de custòdia documental
Tots aquests elements fan que el servei de custòdia documental ajudi a les empreses, institucions i organitzacions diverses a complir amb la normativa actual a la vegada que tota la documentació està dipositada en un espai adient, sense ocupar espai físic en les instal·lacions de la pròpia organització, que, per la seva naturalesa, no estan expressament dissenyades per a una òptima conservació i gestió documental; d’aquesta manera s’evita córrer riscos innecessaris com inundacions, incendis o accessos indesitjats de persones no autoritzades a certes informacions confidencials.
Una bona i professional gestió de la custòdia documental és una bona còmplice per a les empreses, institucions i organitzacions en el camí d’augmentar l’eficàcia i eficiència a l’hora de tractar amb les dades pròpies.
