¿Qué son los metadatos? ¿Y los sistemas OCR? ¿En qué consiste la destrucción certificada?
Somos profesionales de la gestión documental, nos ocupamos de tus datos: desde la custodia documental hasta la destrucción certificada pasando por la indexación o digitalización de documentos, entre otros muchos servicios. Sabemos de lo que hablamos pero también nos gusta explicar y compartir el significado de palabras que, para una persona ajena al sector de la gestión documental, pueden resultar poco comprensibles.
Hemos recogido y ordenado alfabéticamente aquellas palabras que utilizamos de forma habitual en nuestro ámbito, las hemos definido y además las contextualizamos dentro de los procesos de que forman parte para así poder tener una visión general más clara.
Base de datos
Conjunto de datos relacionados entre sí y estructurados de forma que permite el rápido acceso, manipulación y extracción de subgrupos de estos datos accesibles desde un programa o aplicación.
BPO
Del inglés Business Process Outsourcing.
Es la subcontratación o externalización de funciones del proceso de negocio en empresas especializadas para que estos procesos sean más eficaces y tengan menos coste.
No es específico de gestión documental, pero la Gestión Documental sí es una opción de BPO.
Custodia documental
Es un servicio donde se guardan los documentos ya sean físicos o digitales. El servicio de custodia documental debe cumplir unos parámetros de seguridad para que sean válidos.
Los explicamos aquí.
Destrucción confidencial con emisión de certificado
Toda información sensible que dispone una organización tiene una vida útil determinada. Para evitar imprevistos legales, lo más recomendable es proceder a una destrucción.
La destrucción confidencial garantiza que el proceso de destrucción de la documentación y se ha efectuado cumpliendo con la reglamentación europea. Se lleva a cabo el proceso de destrucción de la documentación que se hace imposible la reconstrucción, garantizando en todo momento la protección de datos personales y el compromiso con el medio ambiente. Una vez realizada la destrucción confidencial el Cliente dispone de un certificado acreditativo.
Digitalización documental
De base, es una acción en la que se transforman objetos físicos (papeles) en digitales a través de un aparato escáner o una cámara digital.
A partir de aquí se indexan los documentos y se almacenan en formato digital.
Digitalización de documentación histórica
Proceso de digitalización de documentos antiguos que pueden ser frágiles y delicados.
Para preservar su conservación, se utilizan escáneres planos y cenitales.
Digitalización de documentación única
Para garantizar la integridad del documento, se realizan estas digitalizaciones de forma manual, una a una, y la mayoría de las veces utilizando escáneres planos y cenitales.
Extranet
Sistema de compartir información y servicios de manera totalmente privada y segura y a través de protocolos de internet.
Indexación
En base a un único criterio, se ordenan datos e informaciones para hacer accesible la búsqueda, consulta y análisis.
Integridad
Garantía de que los documentos se mantengan completos y sin alteraciones.
Metadatos
Información que describe las características, el contexto, la calidad y la condición de un recurso.
Los metadatos nos ayudan a identificar los recursos más rápidamente.
OCR
Del inglés Optical Character Recognition. (Reconocimiento óptico de caracteres)
Es un sistema digital que reconoce en una imagen, símbolos y caracteres del alfabeto y que permite aplicarlas en un documento de edición de texto, pdf o similar.
En Ofisfera lo usamos a la hora de digitalizar documentos, para poderlos indexar e incluir metadatos a los documentos.
PMBOK
Del inglés Project Management Body of Knowledge.
Es una herramienta que establece un criterio de buenas prácticas de gestión, administración y dirección de proyectos a través de diversas técnicas e instrumentos.
RGPD
Reglamento General de Protección de Datos.
Reglamento (UE) núm. 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales ya la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95 / 46 / CE (Reglamento general de protección de datos)
Ha servido el fin de fortalecer y unificar la protección de datos en todos los países de la Unión Europea.
