Blog

Diccionari de Gestió Documental

Què son les metadades? i els sistemes OCR? En què consisteix la destrucció certificada?

Som professionals de la gestió documental i això vol dir que ens ocupem de les teves dades: des de la custòdia documental fins a la destrucció certificada passant per la indexació o digitalització de documents, entre molts altres serveis. Sabem què tenim entre mans però també ens agrada explicar-nos i compartir el significat de paraules que, per a una persona aliena al nostre sector, poden resultar poc clares per si mateixes.

Hem recollit i ordenat alfabèticament aquelles paraules que utilitzem de manera habitual dins el nostre àmbit, les hem definit i a més les contextualitzem dins els processos de que formen part per així poder tenir una visió general més clara.

 

Base de dades

Conjunt de dades relacionades entre si i estructurades de manera que permet el ràpid accés, manipulació i extracció de subgrups d’aquestes dades accessibles des d’un programa o aplicació.

 

BPO

De l’anglès Business Process Outsourcing.

És la subcontractació o externalització de funcions del procés de negoci en empreses especialitzades per a que aquests processos siguin més eficaços i tinguin menys cost.

No és específic de gestió documental, però la Gestió Documental sí que és una opció de BPO.

 

Custòdia documental

És un servei on es guarden els documents ja siguin físics o digitals. El servei de custòdia documental ha de complir uns paràmetres de seguretat per a que siguin vàlids. 

Els expliquem aquí.

 

Destrucció confidencial amb emissió de certificat

Tota informació sensible que disposa una organització té una vida útil determinada. Per evitar imprevistos legals, el més recomanable és procedir a una destrucció.

La destrucció confidencial garanteix que el procés de destrucció de la documentació s’ha efectuat complint amb la reglamentació europea. Es porta a terme el procés de destrucció de la documentació que es fa impossible la reconstrucció, garantint en tot moment la protecció de dades personals i el compromís amb el medi ambient. Una vegada realitzada la destrucció confidencial el Client disposa de un certificat acreditatiu de la mateixa.

 

Digitalització documental

De base, és una acció en la qual es transformen objectes físics (papers) en digitals a través d’un aparell escàner o una càmera digital.

A partir d’aquí s’indexen els documents i s’emmagatzemen en format digital.

 

Digitalització de documentació històrica

Procés de digitalització de documents antics que poden ser fràgils i delicats.

Per tal de preservar-ne la conservació, s’utilitzen escàners plans i zenitals.

 

Digitalització de documentació única

Per tal de garantir la integritat del document, es realitzen aquestes digitalitzacions de manera manual, una a una, i la majoria de les vegades utilitzant escàners plans i zenitals.

 

Extranet

Sistema de compartir informació i serveis de manera totalment privada i segura i a través de protocols d’internet.

 

Indexació

En base a un únic criteri, s’ordenen dades i informacions per fer-ne accessible la cerca, consulta i anàlisi.

 

Integritat

Garantia que els documents es mantinguin complets i sense alteracions.

 

Metadades

Informació que descriu les característiques, el context, la qualitat i la condició d’un recurs.

Les metadades ens ajuden a identificar els recursos més ràpidament.

 

OCR

De l’anglès Optical Character Recognition. (Reconeixement òptic de caràcters)

És un sistema digital que reconeix en una imatge, símbols i caràcters de l’alfabet i que permet aplicar-les en un document d’edició de text, pdf o similar.

A Ofisfera el fem servir a l’hora de digitalitzar documents, per a poder indexar-los i incloure metadades als documents.

 

PMBOK

De l’anglès Project Management Body of Knowledge.

És una eina que estableix un criteri de bones pràctiques de gestió, administració i direcció de projectes a través de diverses tècniques i instruments.

 

RGPD

Reglament General de Protecció de Dades.

Reglament (UE) núm. 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades i pel qual es deroga la Directiva 95/46 / CE (Reglament general de protecció de dades)

Ha servit per tal d’ enfortir i unificar la protecció de dades a tots els països de la Unió Europea.

 

Contacte