El incremento de empresas y organizaciones que optan por el teletrabajo hace que sea indispensable tener los documentos digitalizados para que estén a disposición las 24 horas del día, los 7 días a la semana para todas las personas implicadas autorizadas a tener acceso.
Pasar de un formato físico a un formato digital, que sea accesible y del que se puedan tener los datos indexados y listos para trabajar, es uno de los servicios BPO que Ofisfera de Fundació Tallers ofrece a empresas, instituciones y organizaciones.
Una buena y optimizada digitalización, pero, pide experiencia en el tratamiento de los datos y documentación. Por eso el equipo de Ofisfera realiza de manera metódica, sin fisuras y con todos los conocimientos, los pasos necesarios para optimizar el proceso al máximo. Porque cuando hablamos de digitalización, no hablamos de escanear un documento y guardarlo, sino que se realiza todo un proceso que incluye logística documental, manipulado, clasificado, digitalización, indexación, verificación y control de calidad.
Un proceso seguro, confidencial y trazable que lleva a cabo copias de seguridad frecuentes, por lo que la información tratada estará salvada en todo momento.
La metodología ejecutada por Ofisfera de Fundació Tallers permite que las organizaciones que confían en nosotros tengan un control de los costes y que estos sean variables.
¿Cómo se realiza la digitalización documental en Ofisfera?
Lo primero y más importante es que los documentos lleguen a nuestras instalaciones. Para hacerlo posible, Ofisfera se ocupa de la recogida de la documentación. Una acción realizada con los sistemas logísticos adecuados que garantiza forma correcta de transportar el material a digitalizar.
Una vez los documentos llegan a nuestras instalaciones, un equipo integrado por personas formadas en el campo de la gestión documental se ocupan de hacer el registro de entrada de los documentos. Este es un paso importante, ya que es el inicio de la trazabilidad de los datos dentro de nuestro equipamiento y permite un control muy riguroso de todo el recorrido y proceso que se hará para culminar la tarea.
Una vez se ha hecho el control del registro de entrada de los documentos, hay que prepararlos para ser manipulados, es decir, separar muy bien todos y cada uno de los documentos: hay también extraer grapas, clips o cualquier otro dispositivo de fijación provisional y eliminar elementos como los papeles de notas adhesivas (los populares post-it).
A partir de este momento, ya se puede empezar a realizar la digitalización de documentos propiamente dicha. Es el momento de trabajar con los escáneres.
Los escáneres de alta producción como los que utilizamos en Ofisfera permiten trabajar con tamaños de documentos muy amplios: desde diminutos documentos de gasto como podrían ser tickets de taxi o comercios hasta documentos de formato Din a3 pasando por los formatos más habituales de expedientes como el Din A4.
Nuestros escáneres profesionales de alta producción y indicados para la gestión documental, permiten un alto rendimiento con una alta velocidad y pueden trabajar tanto en blanco y negro como en color.
¿Cómo finaliza el proceso de digitalización?
Una vez tenemos los documentos digitalizados, podemos mejorar la apariencia eliminando los bordes oscuros o enderezándolos para que queden rectas.
Es en este momento que los documentos se indexan de acuerdo con los parámetros y requerimientos pactados con el cliente. La indexación se puede llevar a cabo de muchas maneras: por ejemplo se pueden indexar a través de un código de barras, de manera manual o también nos apoyamos en la tecnología OCR (Optical Character Recognition o lo que es lo mismo: Reconocimiento Óptico de caracteres). Un software que permite transformar el texto impreso en formato digital.
Esta herramienta es de mucha utilidad cuando debe extraerse datos para contabilizarlas.
También es el momento de incluir los metadatos. Esto permite agilizar muchísimo la localización de los documentos, ya que una buena y detallada categorización es un elemento clave para ser ágiles y operativos en la búsqueda de los documentos indexados.
Ya sea de forma física o digital, la empresa o institución cliente tiene acceso a los datos que nos ha confiado. Puede visualizar sus expedientes a través de una potente aplicación propia en entorno web.
Una vez finalizado todo el proceso, Ofisfera puede devolver la documentación a la empresa cliente o hacerse cargo de la custodia, otro servicio BPO que permite a empresas e instituciones, preservar la documentación en instalaciones especializadas para esta función, tal como lo explicamos en este artículo.
Sin embargo, hay proyectos que piden no preservar esta documentación de manera física, por lo que, se puede hacer uso del servicio de destrucción certificada, un proceso totalmente confidencial.