Blog

Digitalització de documents

L’increment d’empreses i organitzacions que opten pel teletreball fa que sigui indispensable tenir els documents digitalitzats per tal que estiguin a disposició les 24 hores del dia, els 7 dies a la setmana per a totes les persones implicades autoritzades a tenir-hi accés.

Passar d’un format físic a un format digital, que sigui accessible i del qual se’n puguin tenir les dades indexades i llestes per treballar-hi, és un dels serveis BPO que Ofisfera de Fundació Tallers ofereix a empreses, institucions i organitzacions.
Una bona i optimitzada digitalització, però, demana expertesa en el tractament de les dades i documentació. Per això l’equip d’Ofisfera realitza de manera metòdica, sense fissures i amb tots els coneixements, els passos necessaris per optimitzar el procés al màxim. Perquè quan parlem de digitalització, no parlem d’escanejar un document i guardar-lo, sinó que es realitza tot un procés que inclou logística documental, manipulat, classificat, digitalització, indexació, verificació i control de qualitat.
Un procés segur, confidencial i traçable que porta a terme còpies de seguretat freqüents, de manera que la informació tractada estarà salvada en tot moment.

La metodologia executada per Ofisfera de Fundació Tallers permet que les organitzacions que confien en nosaltres tinguin un control dels costos i que aquests siguin variables.

Com es porta a terme la digitalització documental a Ofisfera?

Primer de tot cal que els documents arribin a les nostres instal·lacions. Per fer-ho possible, Ofisfera s’ocupa de la recollida de la documentació. Una acció realitzada amb els sistemes logístics adequats que garanteix la correcta forma de transportar el material a digitalitzar.

Un cop els documents arriben a les nostres instal·lacions, un equip integrat per persones formades en el camp de la gestió documental s’ocupen de fer el registre d’entrada dels documents. Aquest és un pas important, ja que és l’inici de la traçabilitat de les dades dins del nostre equipament i permet un control molt rigorós de tot el recorregut i procés que es farà per culminar la tasca.

Un cop s’ha fet el control del registre d’entrada dels documents, cal preparar-los per ser manipulats, és a dir, separar molt bé tots i cadascun dels documents: cal també extreure grapes, clips o qualsevol altre dispositiu de fixació provisional i eliminar elements com els papers de notes adhesives (els populars post-it).

A partir d’aquest moment, ja es pot començar a realitzar la digitalització de documents pròpiament dita. És el moment de treballar amb els escàners.

Els escàners d’alta producció com els que fem servir a Ofisfera permeten treballar amb mides de documents molt àmplies: des de diminuts documents de despesa com podrien ser tiquets de taxi o comerços fins a documents de format Din a3 passant pels formats més habituals d’expedients com el Din a4.

Els nostres escàners professionals d’alta producció i indicats per a la gestió documental, permeten un alt rendiment amb una alta velocitat i poden treballar tant en blanc i negre com en color.

Com finalitza el procés de digitalització?

Una vegada tenim els documents digitalitzats, podem millorar-ne l’aparença eliminant les vores fosques o redreçant-los per a que quedin rectes.

És en aquest moment que els documents s’indexen d’acord amb els paràmetres i requeriments pactats amb el client. La indexació es pot portar a terme de moltes maneres: per exemple es poden indexar a través d’un codi de barres, de manera manual o també ens recolzem en la tecnologia OCR (Optical Character Recognition o el que és el mateix: Reconeixement Òptic de Caràcters). Un software que permet transformar el text imprès en format digital.
Aquesta eina és de molta utilitat quan s’ha d’extreure dades per comptabilitzar-les.

També és el moment d’incloure les metadades. Això permet agilitzar moltíssim la localització dels documents, ja que una bona i detallada categorització és un element clau per ser àgils i operatius en la recerca dels documents indexats.
Ja sigui de manera física o digital, l’empresa o institució client té accés a les dades que ens ha confiat. Pot visualitzar els seus expedients a través d’una potent aplicació pròpia en entorn web.

Un cop finalitzat tot el procés, Ofisfera pot retornar la documentació a l’empresa client o fer-se càrrec de la custòdia, un altre servei BPO que permet a empreses i institucions, preservar la documentació en instal·lacions especialitzades per a aquesta funció, tal com ho expliquem en aquest article.

Tot i així, hi ha projectes que demanen no preservar aquesta documentació de manera física, per la qual cosa, es pot fer ús del servei de destrucció certificada, un procés totalment confidencial.

Contacte