Quan una organització decideix fer el pas cap a la contractació de serveis d’una empresa experta en gestió documental com Fundació Tallers, és indispensable que s’exigeixin garanties de compliment de la màxima confidencialitat i de normatives estàndards.
A Ofisfera de Fundació Tallers ja complim amb la norma ISO 9001:2015 referent al sistema de gestió de qualitat de l’organització i la norma ISO 14001:2015 relacionada amb el sistema de gestió ambiental. Ara a més, afegim el compliment de la norma UNE-EN 15713 de Destrucció Segura de material confidencial.
Aquest fet respon al nostre compromís de qualitat i bones pràctiques amb la documentació dels nostres clients. Buscant sempre implementar millores i avanços que permetin oferir encara més garanties als clients que ens confien les seves dades. I és que ens prenem molt seriosament el nostre ofici i sabem la importància que suposa una bona custòdia o destrucció certificada. El nostre grau d’exigència passa per aconseguir l’excel·lència en tots els serveis que oferim, aplicant les condicions i normes europees.
L’assoliment en la certificació d’aquesta norma suposa l’aplicació d’una sèrie de criteris i paràmetres relatius a la totalitat del procés i les persones treballadores, que inclou mesures de seguretat i condicions de les instal·lacions per a fer la destrucció certificada, referència a la contractació de persones, així com també qüestions relacionades amb la cura del medi ambient i el desenvolupament sostenible, per posar només uns exemples.
Quines són les condicions per aplicar la normativa en la destrucció segura i certificada?
Tots els aspectes són imprescindibles però un element primordial és, sense dubte, unes instal·lacions adients. La normativa indica clarament que l’empresa que ofereix el servei de Destrucció Documental Certificada ha de disposar d’un centre d’operacions on conservar el registre, els documents professionals i de transaccions, certificats, correspondència, arxiu, etc. Aquest emplaçament, a més, ha d’estar separat físicament de qualsevol altra activitat, ja sigui comercial o de qualsevol altre àmbit.
Després de l’emplaçament, s’han de tenir en compte les mesures de seguretat. En aquest cas, és requereix la instal·lació d’una alarma anti-robatori que compleixi una normativa específica, instal·lar un circuit de gravació per l’enregistrament de les àrees de descàrrega, magatzem i processat (exceptuant els espais de custòdia documental).
També en relació a la seguretat però directament relacionada amb les persones visitants, hauran de ser supervisades per part del personal de qui s’han comprovat prèviament els antecedents. L’accés es denegarà a totes les persones no autoritzades.
En relació a l’equip professional, es comprovaran els antecedents penals de cada persona contractada per a portar a terme tasques de destrucció de material de caràcter confidencial. A més, és necessari que tothom qui treballi a Ofisfera signi un compromís de confidencialitat abans de fer efectiva la contractació.
Tractament del material per a procedir a la destrucció certificada
A Ofisfera recopilem el material de caràcter confidencial, l’emmagatzemem en contenidors de seguretat amb un segell numèric individualitzat o bé amb un tancament de seguretat. La recollida es realitza per empleats degudament formats i acreditats amb una identificació fotogràfica.
A l’hora de realitzar la destrucció, s’ha de produir, com a molt tard, a l’equivalència d’una jornada laboral, comptant a partir del moment d’arribada del material a les instal·lacions d’Ofisfera.
Quan realitzem la recollida del material per a fer-ne la destrucció documental certificada, els nostres vehicles d’Ofisfera compleixen una sèrie de requisits de seguretat com que són rígids, compten amb un sistema d’alarma i portes amb tancaments de seguretat i també que el material està sempre comunicat amb Ofisfera, ja sigui a través de comunicació telefònica o per ràdio.
El compliment d’aquestes pràctiques des d’Ofisfera garanteixen la confidencialitat i traçabilitat en tot moment, des de que la documentació es diposita en uns contenidors específics fins que és recollida i transportada per realitzar la destrucció certificada a les nostres instal·lacions.
Materials considerats confidencials
A moltes persones, el primer que li ve al cap quan senten concepte de Gestió Documental i Destrucció Certificada és sinònim de papers. Des de fa unes dècades, però, els materials són diversos, i els que es consideren material confidencial són els següents:
- Paper, plànols, documents i dibuixos
- Targetes SIM
- Negatius, cassettes i pel·lícula
- Cintes de vídeo, de so, disquets, ordinador, discs durs, programes pre-instal·lats, i altres components de suports físics
- Identificacions (etiquetes)
- CD’s i DVD’s
- Planxes d’impressió
- Targetes de pagament o de crèdit
- Uniformes d’empresa
- Roba de marca
- Radiografies
- Diapositives
Quina és la mida del material resultant un cop realitzada la destrucció certificada?
Hi ha diversos graus de triturat i desintegració dels materials. El triturat es fa servir per paper, plànols, dibuixos, ordinadors, cintes de vídeo, disquets i cassettes, pel·lícula, discs durs, components físics, radiografies i diapositives i amb una amplada màxima de tall d’entre 25mm i 12mm.
Una altra categoria són els que van entre 6 i 4mm d’ample de tall del que formen part també el paper, plànols, dibuixos, ordinadors, cintes de vídeo, disquets i cassettes, pel·lícula, discs durs, components físics, identificadors, CD’s i DVD’s; a més, aquesta categoria també contempla la desintegració.
I per últim, l’opció de només desintegrar amb un tall màxim d’entre 2mm i 0,8mm per targetes SIM, negatius, ordinadors i suports físics, CD’s i DVD’s.
Tots aquests materials que siguin material reciclable, s’han de transportar a una planta de reciclatge. Quan no sigui el cas, s’ha de tenir en compte l’impacte mediambiental, cost i conveniència d’altres mètodes com la incineració i només en el cas que no sigui viable cap altre mètode d’eliminació, es poden portar en un abocador.
